|
|
|
تشریح کد « اختلاط اطلاعات شعب در مرکز »
سرویس اختلاط اطلاعات برای بنگاه های اقتصادی که دارای شعبه غیر مستقل می باشند، طراحی شده است. این بنگاه ها می توانند با استفاده از امکان اختلاط، عملیات وارد شده در شعب را با اطلاعات دفتر مرکزی ادغام نمایند. به عنوان مثال اگر در شعب فقط عملیات فروش انجام می شود و بقیه عملکردهای مالی در دفتر مرکزی ثبت می شوند، می توان بعد از ثبت اسناد فروش در شعبه، با ارسال اطلاعات به مرکز و استفاده از سرویس اختلاط، اطلاعات شعبه را توسط نرم افزار مرکز برداشت و به اطلاعات دفتر مرکزی اضافه نمود. شرایط مورد نیاز برای اختلاط اطلاعات هنگام استفاده از سرویس اختلاط اطلاعات، معرفی و تمایز طرف حساب ها و کالاها در مرکز و شعب بر اساس کد -و نه بر اساس نام- صورت می پذیرد. بنابراین، تعریف کد برای طرف حساب ها و کالاها الزامی است. اگر مدتی است با نرم افزار برلیان 59 کار می کنید و اکنون کد اختلاط اطلاعات را خریداری نموده اید، به عنوان اولین قدم برای انجام اختلاط، باید برای همه طرف حساب ها و کالاها کد تعریف نمایید. هم به جهت انجام این کار و هم در مسیری که از این پس پیش رو دارید، در نظر داشته باشید که : 1- به منظور جلوگیری از تداخل اطلاعات، بهتر است برای هر شعبه به صورت مجزا، محدوده کد طرف حساب و کالا تعریف شود. 2- به هیچ عنوان نباید برای دو طرف حساب یا دو کالای متفاوت در شعب و مرکز، کد یکسان تعریف شود. در غیر این صورت بعد از اختلاط در دفتر مرکزی، اسنادی که در شعبه برای آن طرف حساب یا کالا ثبت شده است، در حساب طرف حساب یا کالای متناظر با کد مشابه در دفتر مرکزی ثبت خواهند شد. به عنوان مثال اگر در شعبه، کد 100 برای طرف حسابی به نام آقای احمدی در نظر گرفته شده و در مرکز به اشتباه، همین کد برای طرف حسابی به نام آقای علوی قرار داده شود، بعد از اختلاط اطلاعات، تمامی اسناد ثبت شده در شعبه برای آقای احمدی -کد 100 شعبه- به حساب آقای علوی -کد 100 مرکز- اضافه خواهد شد. 3- اگر طرف حساب یا کالایی، هم در دفتر مرکزی و هم در شعب دارای عملکرد می باشد، دفتر مرکزی و شعب با هماهنگی یکدیگر کد واحدی به این طرف حساب یا کالا تخصیص خواهد داد. دستورالعمل اختلاط اطلاعات با فعال شدن کد اختلاط اطلاعات شعب در مرکز، در منوی امکانات متفرقه، گزینه «اختلاط اطلاعات» اضافه خواهد شد. این گزینه خود شامل دو زیر گزینه «ارسال اطلاعات به مرکز» و «برداشت اطلاعات ارسالی از شعبه» است.
1- وارد منوی امکانات متفرقه شده و از گزینه «اختلاط اطلاعات» زیرگزینه «ارسال اطلاعات ارسالی به مرکز» را انتخاب نمایید. 2- پس از حصول اطمینان از اینکه طرف حساب ها و کالاهای جدید همه دارای کد هستند، محدوده زمانی برداشت اطلاعات را تعیین نمایید. 3- کلید «آماده سازی اطلاعات» را کلیک نمایید. با فشردن این کلید، فایل های مورد نیاز جهت ارسال به دفتر مرکزی، آماده و در درایو نصب برنامه، در مسیر زیر قرار داده می شود: \brilliant\bas59_sql\mergout 4- نرم افزار را بسته و فایل های موجود در مسیر یاد شده را برای دفتر مرکزی ارسال نمایید. ارسال اطلاعات می تواند از طریق پست الکترونیک نیز صورت پذیرد.
1- قبل از برداشت، حتما از اطلاعات مرکز، نسخه پشتیبان تهیه نمایید تا اگر در برداشت با مشکل مواجه شدید، اطلاعات قبل از برداشت را برگردان کرده و بعد از بررسی و رفع مشکل، عملیات برداشت را تکرار نمایید. 2- اطلاعات دریافت شده از شعبه، بایستی در نرم افزار دفتر مرکزی، در درایو نصب برنامه و در مسیر زیر قرار داده شود: \brilliant\bas59_sql\mergin 3- وارد منوی امکانات متفرقه شده و از گزینه «اختلاط اطلاعات» زیرگزینه «برداشت اطلاعات ارسالی از شعبه» را انتخاب کنید. سیستم، بلافاصله فایل های موجود در مسیر فوق را بررسی و محدوده تاریخی اطلاعات ارسال شده را در قسمت محدوده زمانی درج می کند و همزمان کلید برداشت اطلاعات روشن می شود. اگر محدوده زمانی خالی است، به دلیل آن است که کاربر شعبه، هنگام آماده سازی اطلاعات در قسمت مربوطه محدوه زمانی تعیین ننموده است. ضمنا اگر اطلاعاتی در مسیر فوق موجود نباشد، محدوده زمانی، خالی و کلید برداشت نیز خاموش می ماند و پیغام «اطلاعات وجود ندارد» صادر می شود. 4- در پنجره برداشت، هشت نوع عملکرد مشاهده می شود که تیک هر هشت نوع، روشن می باشد. در صورت لزوم می توانید بعضی از آنها را خاموش کنید تا عملکرد مورد نظر برداشت نشود. 5- کلید «برداشت اطلاعات» را کلیک نمایید. طی عملیات برداشت: A- اسامی کلیه طرف حساب ها و کالاهای موجود در اطلاعات شعبه توسط نرم افزار مرکز، کنترل می شود. نرم افزار مرکز، به طرف حساب ها و کالاهایی که در شعبه تعریف شده اند و دارای کد نیستند و کلیه اسنادی که برای این طرف حساب ها یا کالاها صادر شده اند، اعتنایی نداشته و آنها را اسناد داخلی شعبه فرض می کند. طرف حساب ها یا کالاهایی که دارای کد می باشند با طرف حساب ها و کالاهای تعریف شده در نرم افزار مرکز مقایسه می شوند و تمامی طرف حساب ها و کالاهایی که کد آنها در مرکز موجود نمی باشد، به صورت اتوماتیک به سیستم مرکز اضافه می شوند. B- اسناد مالی و کالایی مشخص شده در محدوده زمانی ارسال اطلاعات از طرف شعبه، مورد بررسی قرار می گیرد و فقط اسنادی برداشت می شود که کد طرف حساب و کد کالای آنها در سیستم وجود داشته باشد. فرآیند برداشت اسناد مالی و کالایی، به شرح ذیل است:
6- پس از زدن کلید «برداشت اطلاعات»، عملکردها برداشت و در پایان کار تعداد رکوردهای برداشت شده از هر نوع عملکرد، مقابل آن درج می شود. قبل از خروج از این پنجره، حتما تعداد رکوردها را یادداشت و سپس با اطلاعات وارد شده، کنترل نمایید. 7- اگر هیچ مشکلی در برداشت اطلاعات مشاهده نکردید، توصیه می شود مورد بازسازی کل اطلاعات را بزنید تا ارتباط مابین کل اطلاعات برقرار گردد. 8- اگر مشکلی در برداشت اطلاعات وجود داشت، باید نسخه پشتیبان قبل از برداشت را برگردان کرده و یا به صورت دستی اسناد مشکل دار را اصلاح نماید. در این صورت منطقی است که از کاربر شعبه بخواهید که او نیز اصلاحات لازم را انجام دهد. 9- اگر مشکلی مشاهده کردید که به نظر قابل حل نمی رسد، نسخه پشتیبان را برگردان کرده و جهت رفع مشکل با خدمات پشتیبانی برلیان تماس حاصل فرمایید. نکات متفرقه 1- توجه کنید که سیستم، برداشت اطلاعات تکراری را کنترل نمی کند و کاربر شعبه باید هنگام ارسال اطلاعات، محدوده زمانی را درست و بدون تداخل با محدوه زمانی اطلاعات ارسال شده قبل تعیین نماید تا اطلاعات تکراری برای مرکز ارسال نگردد. 2- کنترل برداشت اطلاعات تکراری، فقط در قسمت ورود و خروج کالا برای اسناد شماره دار صورت می پذیرد. همچنین فرمول های تولید و ثبت های تولید که عینا یکدیگر باشند، برداشت نخواهند شد. 3- برای پیشگیری از برداشت اطلاعات تکراری، توصیه می شود شعبه، اطلاعات خود را طی دوره های زمانی منظم (روزانه، هفتگی یا ماهانه) برای مرکز ارسال نماید. 4- هنگام اختلاط، کنترلی برای اسامی انبارها، شهرهای طرف داد و ستد، ماهیت ها، بانک ها، ارزها و پروژه ها وجود نخواهد داشت و بایستی این موارد در شعب و مراکز عینا مانند هم تعریف شده باشند. 5- هنگام اختلاط، مانده اولیه طرف حساب ها و موجودی اولیه کالاها از شعبه به مرکز منتقل نخواهد شد و فرض بر این است که اگر طی دوره در شعبه، طرف حساب یا کالایی تعریف می شود، جدید بوده و وضعیت اولیه ندارد. 6- هنگام اختلاط، اگر در عملکردهای ثبت شده در شعبه، عملیات اسناد دریافتنی نیز موجود باشد، سریال تخصیصی به اسناد ثبت شده در شعبه، حذف و سریال جدید منطبق با وضعیت سریال های دفتر مرکزی جایگزین آن خواهد شد. 7- اگر به هر دلیل قرار است حساب های بانکی، هم در شعبه و هم در دفتر مرکزی مورد بررسی قرار گیرد، از سرویس اختلاط اطلاعات استفاده نشود و یا ویرایش اطلاعات حساب های جاری فقط در مرکز انجام گیرد.
|